ই-মেইল এর পূর্ণরূপ হচ্ছে ইলেকট্রনিক মেইল । ইলেকট্রনিক মেইল বৈদ্যুতিক উপায় সংবাদ আদান-প্রদান করে। টেলেক্স মেশিনের যোগাযোগ যদিও বৈদ্যুতিক উপায় হয় তবুও টেলেক্স এবং ইমেইল এর মধ্যে কিছু পার্থক্য রয়েছে। টেলেক্স যোগাযোগ সাধারণত এক প্রান্ত থেকে অন্য প্রান্তে এবং ইমেইল কম্পিউটারের মাধ্যমে এক ব্যক্তির কাছ থেকে অন্য ব্যক্তির মধ্যে হয়ে থাকে। টেলেক্স মেশিনে এক প্রান্ত থেকে নির্ধারিত সংবাদ টাইপ করে অন্য প্রান্তে একজন অপারেটর দ্বারা প্রিন্ট করে বিলি করা হয়। অপরদিকে ই-মেইল কম্পিউটারের উপর ভিত্তি করে এক মেশিন থেকে অন্য মেশিনের পৌঁছে দেয়। ইমেইল সিস্টেম পরিচালনার জন্য আমাদের প্রয়োজন একটি ব্যক্তিগত কম্পিউটার, একটি মডেম এবং একটি টেলিফোন সংযোগ।
ই- মেইল এর প্রধান সুবিধা হচ্ছে এটা অফিসের কাগজের খরচ কমিয়ে দেয়। কাগজের ব্যবহার ছাড়া বৈদ্যুতিক উপায় ভিতরের মেমো এবং রিপোর্ট বিনিময় করা যেতে পারে। তথ্য বিনিময়ের সুবিধা থাকায় তাৎক্ষণিক কপি পাওয়া যায় এবং সহজেই ইমেইল হিসেবে বিনিময় করা যায়। অফিশিয়াল দক্ষতা বৃদ্ধিতে ইমেইল খুবই সহায়ক।
এক ব্যক্তি থেকে অন্য ব্যক্তির মধ্যে যোগাযোগের মাধ্যম হওয়া সত্ত্বেও টেলিফোনের চেয়ে কম খরচে এবং কম সময়ে ইমেইল এর মাধ্যমে যোগাযোগ করা যায়। টেলিফোনে কথা বার্তা বলার সময় বক্তা এবং শ্রোতা উভয়কে একই সঙ্গে উপস্থিত থাকতে হয়। একটা জরিপে দেখা গেছে অপরপক্ষ উপস্থিত না থাকায় শতকরা ৭০ ভাগ ক্ষেত্রে ব্যবসায়ীক ফোন কল সফল হয় না। ইমেইল দুই পাটির একসঙ্গে উপস্থিতি ছাড়াই সংবাদ আদান-প্রদান করতে পারে। ইমেইল গোপনীয়তা নিশ্চিত করে কারণ ইহা ব্যক্তির মেইলবক্সে প্রেরণ করা হয় যা একটি নির্দিষ্ট গ্রাহক খুলতে পারে।
বর্তমান যোগাযোগব্যবস্থা ইমেইল এক বিপ্লব এনেছে। সেকেন্ডের ভিতর এক দেশ থেকে অন্য দেশে তথ্য প্রেরণ করা যায়। ইহা টেলিফোন কলেজ চেয়ে অনেক সাশ্রয়ী। ব্যবসা-বাণিজ্য দ্রুত গতিশীল এই যোগাযোগ ব্যবস্থার উপর অনেকাংশে নির্ভরশীল হয়ে পড়েছে। এই সুবিধা এখনও সবার কাছে পৌঁছায়নি বিশেষ করে আমাদের মতো উন্নয়নশীল দেশগুলোতে কারণ প্রতিটি লোকের কাছে একটি কম্পিউটার কেনার সামর্থ্য নেই। কিন্তু তবুও এখনকার জনগণ গুরুত্বপূর্ণ কাজে বাণিজ্যিকভাবে পরিচালিত ইমেইল ব্যবহার করতে শুরু করেছে।
বর্তমান যুগ হচ্ছে তথ্য প্রযুক্তি নির্ভরশীল যুগ । ইমেইল ও তথ্যপ্রযুক্তির একটি অংশ। বর্তমানে প্রায় সকল মানুষেরই একটি করে মেইল অ্যাকাউন্ট রয়েছে। দিনদিন মানুষ তথ্য প্রযুক্তির উপর নির্ভরশীল হয়ে পড়েছেন। মানুষের জীবনের প্রায় অনেক ক্ষেত্রেই ইমেইল এর ব্যবহার করতে হয়। বিশেষ করে অফিস-আদালতে বিভিন্ন তথ্য আদান প্রদানের ক্ষেত্রে ইমেইল অনেক গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। তাই পরিশেষে বলা যায় বর্তমান সময়ে ইমেইল একটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য আদান প্রদানের মাধ্যম।